Mô tả công việc:

1. Giám sát và kiểm soát các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi nhận kịp thời, đầy đủ, chính xác, đúng luật và đúng qui trình, chính sách công ty

- Giám sát và hướng dẫn nhân viên kiểm tra, theo dõi chi tiết tình trạng các đơn hàng đã ghi nhận vào hệ thống SAP, chưa ghi nhận công nợ (matching invoice) để xử lý ghi nhận công nợ kịp thời hàng ngày

- Kiểm tra hàng nhập kho, dịch vụ nhập hệ thống SAP chưa được ghi nhận công nợ hàng ngày của nhân viên để đảm bảo nhân viên thực hiện đầy đủ các công việc phát sinh công nợ hàng ngày

- Thực hiện báo cáo tình trạng hàng hóa, dịch vụ đã nhập trên SAP chưa matching invoice hàng ngày

- Giám sát và hướng dẫn nhân viên kiểm tra, đối chiếu hóa đơn của nhà cung cấp với các chứng từ theo hợp đồng, đơn đặt hàng, phù hợp với quy định theo từng hợp đồng, đơn đặt hàng,tuân thủ theo quy định của luật thuế hiện hành và quy định của Công ty

- Giám sát việc kiểm tra và ghi nhận kịp thời, đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ kế toán mua hàng và công nợ phải trả đúng với qui định

+ Kiểm tra thông tin thụ hưởng của NCC của master data trên hệ thống SAP  so với hóa đơn/đơn đặt hàng/hợp đồng để đảm bảo thanh toán đúng đơn vị/người thụ hưởng theo đúng PO, hợp đồng

+ Kiểm tra các điều khoản hợp đồng/PO đối chiếu với điều khoản thanh toán của PO trên hệ thống SAP để đảm bảo việc ghi nhận thời hạn thanh toán lên hệ thống SAP chính xác

- Thực hiện kiểm tra và release các chứng từ ghi nhận công nợ vào hệ thống SAP của nhân viên đúng với qui định

- Kiểm tra việc cấn trừ tạm ứng/trả trước sau khi ghi nhận công nợ (matching invoice) vào hệ thống hàng ngày

- Triển khai, giám sát việc theo dõi nghiệm thu hàng hóa trên hệ thống SAP để báo cáo các trường hợp nghiệm thu hàng hóa đúng thời gian theo qui định

- Giám sát nhân viên kiểm tra việc thực hiện đối chiếu công nợ mua bán giữa các Công ty thành viên và thực hiện các bút toán điều chỉnh (nếu có) theo Quy định của Công ty

- Lập checklist đóng sổ cho phần hành của kế toán AP

- Phân công nhân viên thực hiện các bút toán khóa sổ ngày cuối tháng

- Giám sát  nhân viên thực hiện các bút toán khóa sổ theo quy trình khóa sổ

- Báo cáo tiến độ thực hiện đóng sổ của nhân viên.

- Hướng dẫn và giám sát nhân viên thực hiện việc lưu trữ chứng từ theo đúng qui định của luật định và yêu cầu của công ty.

- Giám sát, hướng dẫn nhân viên thực hiện báo cáo và xử lý các hóa đơn đã nhận từ nhà cung cấp cho các trường hợp chưa nhập hàng hóa và dich vụ trên SAP.

- Kiểm tra và đối chiếu các khoản ghi sổ liên quan đến nghiệp vụ thanh toán ghi nhận vào nhà cung cấp để phát hiện kịp thời các điểm cần xử lý để hướng dẫn nhân viên xử lý các điểm bất thường (nếu có).

- Đối chiếu, xác minh, kiểm tra số liệu, sổ con, sổ cái và thực hiện các báo cáo  liên quan đến khoản mục (phải trả) theo yêu cầu quản lý của công ty

- Kiểm tra chứng từ ghi nhận công nợ phải trả cho NCC ghi nhận vào hệ thống SAP đúng với mã của NCC trước khi thực hiện release chứng từ;

- Kiểm tra chứng từ đề nghị thanh toán trả trước cho nhà cung cấp đúng mã NCC,đúng số tiền để thực hiện mở khóa cho thanh toán.

2. Giám sát và kiểm soát việc thực hiện nghĩa vụ thanh toán cho nhà cung cấp đầy đủ, chính xác và đúng hạn theo hợp đồng

- Thực hiện việc mở chứng từ bị khóa của các  hóa đơn  trên hệ thống SAP hàng ngày đúng qui định

- Thực hiện báo cáo các tình trạng các hóa đơn đang bị khóa không cho thanh toán trên hệ thống SAP

- Giám sát và kiểm tra việc lập kế hoạch thanh toán hàng tuần của nhân viên

- Kiểm tra và báo cáo tình trạng đến han thanh toán cho NCC nhưng chưa thanh toán

- Kiểm tra và thực hiện duyệt phiếu chi/Unc thanh toán cho NCC trên hệ thống SAP

- Thực hiện các báo cáo phân tích công nợ, tuổi nợ, nhà cung cấp… theo quy định của công ty và yêu cầu từ cấp trên

3. Giám sát và kiểm soát chặt chẽ việc theo dõi và quản lý công nợ tạm ứng/trả trước cho NCC để đảm bảo việc thu hồi công nợ kịp thời,chính xác và đầy đủ nhằm tránh phát sinh công nợ khó đòi, đề xuất giải pháp xử lý các khoản nợ tồn đọng (nếu có)

- Giám sát và hướng dẫn nhân viên thực hiện việc kiểm soát và quản lý,đối chiếu công nợ tạm ứng/trả trước để đảm bảo việc theo dõi chặt chẽ các khoản trả trước:

+ Thực hiện theo dõi và đối chiếu các khoản công nợ tạm ứng/ trả trước cho NCC với Mua Hàng và các bộ phận có liên quan để đảm bảo việc nhận hàng hóa, dịch vụ đúng đủ kịp thời.

+ Thực hiện đối chiếu các khoản công nợ trả trước cho NCC cho các trường hợp không có chứng thư bão lãnh

- Thực hiện báo cáo về việc đối chiếu các khoản nợ tạm ứng/trả trước

- Kiểm tra các điều khoản tạm ứng/trả trước so với điều kiện hợp đồng,qui trình qui định và hướng dẫn giám sát nhân viên thực hiện việc ghi nhận  các khoản tạm ứng/trả trước để đảm bảo việc thanh toán đúng qui định và hạn chế rủi ro không thu hồi tạm ứng:

+ Ghi nhận các khoản tạm ứng/trả trước khi nhận hàng hóa hoặc dịch vụ trên hệ thống SAP đầy đủ thông tin theo qui định cho việc theo dõi thu hồi công nợ

+ Kiểm tra thư bão lãnh ngân hàng, theo dõi thời hạn của thư bão lãnh và thu hồi (nếu có) kịp thời

- Kiểm tra hợp đồng trước khi thanh toán tạm ứng để cảnh báo những điểm rủi ro khi thanh toán tạm ứng/trả trước cho nhà cung cấp đến mua hàng và cấp trên để ngăn ngừa việc thanh toán khi phát hiện các điểm rủi ro

- Thực hiện việc cảnh báo những trường hợp có nguy cơ phát sinh công nợ khó đòi đến cấp quản lý và bộ phận Mua Hàng hoặc các bộ phận liên quan việc đề nghị thanh toán

- Kết hợp với bộ phận mua hàng và các bộ phận liên quan cho những trường hợp có nguy cơ phát sinh công nợ khó đòi để có biện pháp thu hồi công nợ kịp thời

- Thực hiện các đề suất xử lý thu hồi công nợ phát sinh hoặc tồn đọng với các bộ phận chức năng liên quan

- Thực hiện báo cáo phân tích về tuổi nợ của các khoản công nợ trả trước cho NCC hàng tháng

- Kiểm tra và báo cáo thời hạn của các chứng thư bão lãnh ngân hàng

Yêu cầu công việc:

- Cử nhân Đại học chuyên ngành kế toán, kiểm toán

- Kỹ năng tổng hợp số liệu và phân tích liệu tốt

- Am hiểu về thuế VAT & các thông tư quy định đến việc sử dụng hóa đơn.

- Sử dụng thành thạo vi tính văn phòng và có kinh nghiệm làm việc với các phần mềm ERP/SAP

- 03 năm kinh nghiệm ở vị trí Trưởng nhóm/Giám sát kế toán thanh toán

- Ưu tiên cho ứng viên có kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương tự cho các tập đoàn đa quốc gia, DN lớn trong ngành FMCG

- Làm việc độc lập dưới áp lực cao

- Báo cáo đúng hạn, động viên, khuyến khích nhân viên đạt được kết quả của nhóm

- Có tinh thần cải tiến liên tục và thích ứng tốt với sự thay đổi